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ビジネス文書作成のポイント

ビジネス文書作成

仕事上のコミュニケーションは主に口頭や電話、メールなどによって行われますが、その内容や用途によっては正式な文書にする必要があります。多くのビジネス文書には一定の形式があり、その基本を心得ておけばビジネスで通用するビジネス文書が簡単に書けるようになります。

文書によっては様式が定型化され、文面もマニュアル化されていることが多いので、それをアレンジして活用することもできます。

ビジネス文書には社外文書と社内文書がありますが、1件につき1文書、A4判・横書きが基本です。ただし、挨拶状や案内状、招待状といった社外向けの社交・儀礼文書は縦書きが一般的です。


ビジネス文書の基本的な構成

①文書記号・番号/文書管理と整理のために必要。

②発信日/文書を発信する年月日で、「作成日」ではない点に注意。

③受信者名/社外文書は会社宛てなら㈱のように賂さず、「○○株式会社御中」とし、個人宛てなら職名・氏名の後に「殿」を付ける。

④発信者名/社外宛ては、住所・電話番号、会社名と発信責任者の職名・氏名を書く。

⑤件名/文書の用件を簡潔にわかりやすく示す。

⑥頭語・前文/謹啓、拝啓などの頭語と、時候・安否・感謝などの言葉からなる。

⑦本文/前文と区別するために「さて」で始め、状況を説明した後、「つきましては」と用件の本題に入る。

⑧末文・結語/「まずは・・・」と、用件を改めて簡潔に述べ、頭語に対応した結語(敬具など)で締めくくる。

⑨記/「下記のとおり・・・」として、具体的項目をまとめる。

⑩添付書類


この後に「以上」として、文書の終わりを示します。

なお、社内文書の場合には時候等の儀礼的な挨拶は不要で、末文・結語は省略し、件名の後、すぐに本題に入ります。

ビジネス文書は形式も大切ですが、的確でわかりやすい表現にすることが肝要です。ビジネス文書を書くにあたってのポイントとして、以下の点が挙げられます。


▼5WIHを明確に/いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように。

▼結論を先に書く。

▼口語体で、現代かなづかいを用いる。

▼美辞麗句は避け、わかりやすい言葉で具体的に書く。

▼一つの文は、なるべく短くする。簡潔にまとめるには、要点を箇条書きにするほうが効果的。

▼適度に改行する。

また、でき上がった文書には必ず目を通し、内容をチェックします。


・件名と内容が一致しているか。

・内容に記載記載もれはないか。

・文意は一貫しているか。

・意味の曖昧な表現はないか。

・誤字・脱字はないか。

・名称や日付、数値に間違いないか。


チェックを済ませたら必ず上司の承認を得るようにします。とくに社外文書の場合は、個人名で作成したとしても、それは会社としての意を伝える文書です。

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