ビジネスマナーガイドTOP > 手紙と文書 >
季節の挨拶
文書や手紙は基本的に頭語・前文（時候、安否、感謝等）・本文・末文・結語で構成されます。社外に発信するあらたまった文書には必ず順語を入れ、文章の結びに来る結語は、順法に対応したものを用います。ただし、年賀状や暑中見舞いのように頭語をつけない文書には結語も不妾ですし、悔やみ状などにも順語・結語はつけません。
順語に続いて時候の挨拶を入れますが、頭語を「前略」とした場合や見舞い・弔慰など緊急の用件には不要です。時候の挨拶は「春暖の候」「向暑のみぎり」「大寒の析」といったように、そのときの季節感を表わす慣用句を用います。
また、「花も咲きそろい、若草も萌え出で、春はまさにたけなわとなりました」などと、語体で柔らかく表現することもあります。季節にかかわらず使えるのが「時下」で、「時下ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます」といった形で使われます。末文（結びの挨拶）は、本文の内容に合わせた文言を用います。「まずはお願いまで」「まずは御礼かたがたご挨拶まで」「取り急ぎご案内まで」「まずは略儀ながら書中をもってお祝い申し上げます」「ご返事をお待ち申し上げております」などの表現がありますが、末文は本文の用件をまとめる役目と、終わりの挨拶の役目を果たすものなので、前文を省略することはあっても、末文だけは基本的に略さないものとされています。
ビジネス文書作成のポイント
仕事上のコミュニケーションは主に口頭や電話、メールなどによって行われますが、その内容や用途によっては正式な文書にする必要があります。多くのビジネス文書には一定の形式があり、その基本を心得ておけばビジネスで通用するビジネス文書が簡単に書けるようになります。
文書によっては様式が定型化され、文面もマニュアル化されていることが多いので、それをアレンジして活用することもできます。
ビジネス文書には社外文書と社内文書がありますが、1件につき1文書、Ａ４判・横書きが基本です。ただし、挨拶状や案内状、招待状といった社外向けの社交・儀礼文書は縦書きが一般的です。
①文書記号・番号／文書管理と整理のために必要。
②発信日／文書を発信する年月日で、「作成日」ではない点に注意。
③受信者名／社外文書は会社宛てなら㈱のように賂さず、「○○株式会社御中」とし、個人宛てなら職名・氏名の後に「殿」を付ける。
④発信者名／社外宛ては、住所・電話番号、会社名と発信責任者の職名・氏名を書く。
⑤件名／文書の用件を簡潔にわかりやすく示す。
⑥頭語・前文／謹啓、拝啓などの頭語と、時候・安否・感謝などの言葉からなる。
⑦本文／前文と区別するために「さて」で始め、状況を説明した後、「つきましては」と用件の本題に入る。
⑧末文・結語／「まずは・・・」と、用件を改めて簡潔に述べ、頭語に対応した結語（敬具など）で締めくくる。
⑨記／「下記のとおり・・・」として、具体的項目をまとめる。
⑩添付書類
この後に「以上」として、文書の終わりを示します。
なお、社内文書の場合には時候等の儀礼的な挨拶は不要で、末文・結語は省略し、件名の後、すぐに本題に入ります。
ビジネス文書は形式も大切ですが、的確でわかりやすい表現にすることが肝要です。ビジネス文書を書くにあたってのポイントとして、以下の点が挙げられます。
▼５ＷＩＨを明確に／いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように。
▼結論を先に書く。
▼口語体で、現代かなづかいを用いる。
▼美辞麗句は避け、わかりやすい言葉で具体的に書く。
▼一つの文は、なるべく短くする。簡潔にまとめるには、要点を箇条書きにするほうが効果的。
▼適度に改行する。
また、でき上がった文書には必ず目を通し、内容をチェックします。
・件名と内容が一致しているか。
・内容に記載記載もれはないか。
・文意は一貫しているか。
・意味の曖昧な表現はないか。
・誤字・脱字はないか。
・名称や日付、数値に間違いないか。
チェックを済ませたら必ず上司の承認を得るようにします。とくに社外文書の場合は、個人名で作成したとしても、それは会社としての意を伝える文書です。
お礼状の書き方
お祝いや贈り物、お見舞いをいただいたり、取引先や人を紹介してもらったというように人から好意や尽力などを受けたら、礼状を送り、感謝の気持ちを相手に伝えます。
礼状は、はがきでも構いませんが、出すタイミングにだけは注意しましょう。好意を受けたら、その当日、遅くとも3日以内には礼状を出すようにしましょう。出すのが遅くなってしまった場合は理由も素直に書いたほうがいいでしょう。
礼状を書く場合に、もう一つ注意することは、その内容です。つい近況なども長々と書いてしまいがちですが、礼状の目的は、あくまでお礼です。したがって、時候の挨拶を簡単に述べた後、あるいは頭語からすぐにお礼の言葉に入るようにし、別の用件に触れることは一切しないようにします。
礼状の宛名は原則として個人名です。仕事の関係でお世話になったとしても、感謝の意は個人に対して表わすのが筋というものです。
礼状の例文
●取引先紹介の礼状
拝啓
初夏の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、先日は○○株式会社の○○部長様をご紹介くださいまして、誠にありがとうございました。
○月○日に○○様を訪問し、ご挨拶申し上げましたところ、大変好意的に応対していただきました。取引に関しては社内で検討のうえ、近日中にお返事をいただけることになっております。
まずは取り急ぎ御礼申し上げます。
敬具
●出張先でお世話になった会社への礼状
拝啓
時下ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。
さて、先日御地に出張しました析には、いろいろご配慮いただき誠にありがとうございました。
おかげさまで短い出張期間ながら多くの成果を上げることができました。
これもひとえに貴社の格別なご高配の賜と存じ、厚く御礼申し上げます。
何とぞ今後ともよろしくご支援のほどお願い申し上げます。
まずは取り急ぎお礼まで。
敬具
●お歳暮の礼状拝啓 年の瀬も押しつまり、何かとご多忙のことと存じます。
さて、本日は結構なお歳暮の品をお届けいただきまして誠にありがとうございました。いつもお心にかけていただき、恐縮いたしますとともに、厚く御礼申し上げます。
早速賞味させていただきます。
時節柄、皆様にはご自愛のほどお祈り申し上げます。
取り急ぎお礼のごあいさつまで。
敬具
前のページ【 接待でのビジネスマナー 】 次のページ【 お付き合い 】
ビジネスマナーガイドTOP > 手紙と文書 >