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接待の基本

接待の基本

ビジネスに接待はつきものです。とはいえ景況が悪くなると、会社は必ずといっていいほど接待費の削減に躍起になります。たしかに企業収益が落ち込んできているときに、儲けにつながらない出費は愚の骨頂といえるでしょう。しかし、そんな死に金ではなく、生きた金の使い方こそが接待の精神です。企業利潤の追求のためには、接待も必要なことがあります。

ビジネスは人間が行うものですから、気分よく商談を進めるための潤滑油として接待があると思えばいいでしょう。潤滑油ですから多量の油を注ぐ必要はありませんが、あまりケチっては効果が派生してきません。接待の内容は、相変わらず飲食とゴルフが主流を占めています。最も手っ取り早く、経済的にある程度の計算ができるし、ある程度の時間を共有することもできます。興に乗った場合には二次会も続けて設定できるといった利点があるからです。

接待の基本姿勢は、相手を気分よくもてなすことが第一義ですから、相手の好みを探り、それに洽って方法を考えればいいわけですが、一般論としてゴルフができ、多少酒も飲め、カラオケの二圭二曲も歌えると都合がいいのも事実です。

飲食の接待をする場合

飲食の接待をする場合

飲食の接待は以下の項目を踏まえたうえで行うと、スマートな接待になります。

日時の設定/できるだけ早い時期に日程を決めます。

遅くとも二上二週間前に、相手の都合のよい日時を選択してもらいます。

相手の好む料理・嗜好品/事前に相手の好む料理をリサーチしておき、「当日は和食でいかがでしょうか」といったように水を向け、相手の同意を得ておきます。

場所の設定/相手の帰路を考えて店の設定をします。電話予約だけでなく、できれば事前に店に行って接待の旨を告げ、当日はよろしくと頼んでおきます。

土産品の選定/接待をされた側が印象に残るものに、土産があります。その店で上産品を調達できる場合もありますが、できれば、かさばらず持ち運びも簡単な軽い菓子類や食品類を事前にデパートなどで購入しておきます。

二次会の設定/二次会に行くか行かないかは、そのときの興の乗り方にもよりますが、二次会の店は、方向がまったく違う場合を除いては相手に選んでもらうほうがいいでしょう。自分たちの行きつけの店では、相手にとっては初対面のぎこちなさが残ってしまいます。その点、相手の行きつけの店であれば、気分よく飲んで過ごしてもらえます。もちろん支払いはこちら持ちであることは言うまでもありません。

接待の受け方

接待の受け方

企業は営利団体であり、利潤追求が使命です。その利潤を追求する行為がビジネスなのです。そのビジネスは発注業者と受注業者によって成り立っています。

さらに発注業者もどこかの段階では受注業者であり、受注業者もどこかで発注業者になっています。言うまでもなく、発注業者のほうが受注業者よりも強い立場に立ちます。そこで受注業者は発注側に対して接待という行為に出ることで、より多くの仕事を受注しようとしますしかし、だからといって接待を受けるのは当然とばかりに、横柄な態度をとることは慎まなくてはいけません。

接待を受ける際にもマナーは必要です。

まず、指定された時間の5分前には着席できるようにすること。遅刻をしてはいけませんが、といって指定された時間の15分も前に出向いては、相手が準備中の場合もあり、かえってマナー違反になってしまいます。また、上席を勧められたら、「失礼します」と会釈をして着席するようにします。

あくまで会社の代表として、この場に着席しているという真摯な態度で対応することです。言葉遣いは丁寧語を基本として、会社の機密事項以外は胸襟を開いて歓談に努めます。また、間違っても自分から飲食の追加注文をしたり、二次会を要求したりしてはいけません。

接待を受けた後の対応

接待を受けた後の対応

接待を受けた翌日は、絶対に会社に遅刻などしてはいけません。二日酔いでどんなに気分が悪くても、休んではいけません。それが企業人としてのマナーです。出社したら、まず上司に前日の報告を行います。場所・料理・話題・土産・二次会・送迎等々、自分が受けた接待の内容について簡潔明瞭に目頭で報告をします。それをきちんとしておかないと、後日、相手の会社から電話がかかったり、上司が相手の会社の人に会ったときなどに、満足なお礼の挨拶もできないし、会社のコミュニケーションがうまくいっていないように勘ぐられ、会社の品位を落としかねません。

また、上司に、接待を受けた相手に電話でお礼を言うだけでいいのか、はがきなどで礼状を出すべきかの判断を仰ぐことも必要です。最近は報告・連絡もEメールの時代ですが、こうしたお礼については手紙なり、はがきの活用がビジネスマナーに適しています。

おそらく上司は、会社対会社、会社対個人、個人対個人の三様の立場から、今後の付き合いの度合いや仕事量の程度を考慮しながらも、はがきを書くように指示を出すでしょう。

それは会社には多くの受注業者が存在するため、一業者とあまりに昵懇(じっこん)になることを危惧している面も多分にあるからです。

その点は承知しておくことです。そして礼状を投函する前に上司に見せることも、一人の社会人としてのマナーです。

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