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応接室への案内

応接室への案内

応対の仕方で、訪問者は会社全体の雰囲気を感じ取るものです。気持ちのよい応対をするためには、出迎えと応接室への案内が、まず大事です。来客があったら、ロビーなどで長く持たせることはせず、すぐに笑顔で出迎えて応接室に案内するようにします。

案内の仕方のポイントは、来客に自分の後ろ姿を完全に見せないように歩くことです。廊下の中央を来客に歩いてもらい、自分はその斜め二大二歩前を歩くようにして誘導します。廊下の曲がり角や階段などでは振り返り、進む方向を軽く手で示します。階段も誘導する側が先に昇り降りするのが普通ですが、女性の場合、昇りのときは来客を先にして、その斜め後ろを歩く形でも構いません。そして階段が終わる二大二没前で来客の斜め前に行き、「こちらです」と示しながら応接室まで案内します。

応接室の前に来たら、「空室」の表示になっていても、まずドアをノックし、中に人がいないか確認してからドアを開けます。ドアの開け閉めも社員の役目です。外開きのドアなら、開けたドアを押さえながら来客を先に中に通し、内に開く場合は先に入ってドアを押さえ、「どうぞ」と言って来客を招き入れます。応接室では上座を片手で軽く示し、「どうぞおかけください」と声をかけます。担当者を呼ぶ場合は、「○○はすぐにまいりますので、少々お待ちください」と一礼し、静かにドアを閉めて退出します。

応接室の上座と下座

応接室の上座と下座

応接室には基本的に上座・下座が決まっています。それを心得ていないと、来客を応接室に案内するときはもちろん、他社を訪問して応接室に通されても、どこに座っていいのか迷います。応接室では、出入口から一番遠い席が原則として上座とされています。これは奥の席が最も落ち着くからという理由によります。長椅子(ソファ)が1つと一人用肘掛け椅子が二つ置いてあるといった一般的な応接室であれば、長椅子が上座で、その最も奥の席がなかでも一番の上座になります。

したがって、上司などと複数の人数で他社を訪れたときは、長椅子の万岳奥に上司が座り、自分は入り日刊に座ります。一人の場合は長椅子の下座(出入口側)に座って静かに待ちます。会議室のようにいくつも同じ椅子が並んでいる場合は、出入口から見て奥の刊の中央の席が万岳の上座になります。

そうした部屋に通されたときは、とりあえず部屋の出入口に万岳近い椅子に座り、相手に勧められたら、礼を述べて座り直しましょう。こうした一応の席次を心得たうえで、会社に来客があった場合も、その上座を勧めるのが一応のマナーです。しかし相手が固辞したら、あまり強く勧めることはしないように。席次にこだわらず、相手が二布居心地のいい場所に座ってもらうのが本来の礼儀です。

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