ビジネスマナーガイド

仕事で他社を訪問する際には必ず事前に連絡を入れ、アポイントを取ります。誰もがスケジュールに洽って仕事をしていますから、突然訪ねていっては、迷惑な顔をされるだけです。そこで、訪問を希望する日の前日までに電話を入れ、訪問の目的・用件、日時・曜日、所要時間、訪問者の人数などを伝えてから、相手の都合を聞き、承諾を得ます。アポが取れたら、その場で目付や時間を確認し、取り次いでくれた担当者の名前も間いておきます。

早い時期に約束をした場合は、訪問の前日に電話で改めて単語するといいでしょう。訪問の約束をキャンセルすることは、よほどの事情がないかぎり避けなければいけません。もちろん、約束の時間にも絶対に遅れてはいけません。遅くとも約束時間の五分前には訪問先の玄関に到着しているようにしましょう。

また、初めて訪問する会社の場合は早めに出向いて、その場所を確認するくらいの余裕を待ちたいものです。事故などでやむをえず遅刻しそうな場合には、約束時間の前に必ず連絡を入れ、状況と遅れる時回を簡潔に伝えます。時間を変更するか、改めて別の口にするかといった判断は相手に委ねるようにします。