ビジネスマナーガイドTOP >  会社訪問のマナー > 

スポンサードリンク

応接室への案内

応接室への案内

応対の仕方で、訪問者は会社全体の雰囲気を感じ取るものです。気持ちのよい応対をするためには、出迎えと応接室への案内が、まず大事です。来客があったら、ロビーなどで長く持たせることはせず、すぐに笑顔で出迎えて応接室に案内するようにします。

案内の仕方のポイントは、来客に自分の後ろ姿を完全に見せないように歩くことです。廊下の中央を来客に歩いてもらい、自分はその斜め二大二歩前を歩くようにして誘導します。廊下の曲がり角や階段などでは振り返り、進む方向を軽く手で示します。階段も誘導する側が先に昇り降りするのが普通ですが、女性の場合、昇りのときは来客を先にして、その斜め後ろを歩く形でも構いません。そして階段が終わる二大二没前で来客の斜め前に行き、「こちらです」と示しながら応接室まで案内します。

応接室の前に来たら、「空室」の表示になっていても、まずドアをノックし、中に人がいないか確認してからドアを開けます。ドアの開け閉めも社員の役目です。外開きのドアなら、開けたドアを押さえながら来客を先に中に通し、内に開く場合は先に入ってドアを押さえ、「どうぞ」と言って来客を招き入れます。応接室では上座を片手で軽く示し、「どうぞおかけください」と声をかけます。担当者を呼ぶ場合は、「○○はすぐにまいりますので、少々お待ちください」と一礼し、静かにドアを閉めて退出します。

訪問のマナーアポの取り方

訪問のマナーアポの取り方

仕事で他社を訪問する際には必ず事前に連絡を入れ、アポイントを取ります。誰もがスケジュールに洽って仕事をしていますから、突然訪ねていっては、迷惑な顔をされるだけです。そこで、訪問を希望する日の前日までに電話を入れ、訪問の目的・用件、日時・曜日、所要時間、訪問者の人数などを伝えてから、相手の都合を聞き、承諾を得ます。アポが取れたら、その場で目付や時間を確認し、取り次いでくれた担当者の名前も間いておきます。

早い時期に約束をした場合は、訪問の前日に電話で改めて単語するといいでしょう。訪問の約束をキャンセルすることは、よほどの事情がないかぎり避けなければいけません。もちろん、約束の時間にも絶対に遅れてはいけません。遅くとも約束時間の五分前には訪問先の玄関に到着しているようにしましょう。

また、初めて訪問する会社の場合は早めに出向いて、その場所を確認するくらいの余裕を待ちたいものです。事故などでやむをえず遅刻しそうな場合には、約束時間の前に必ず連絡を入れ、状況と遅れる時回を簡潔に伝えます。時間を変更するか、改めて別の口にするかといった判断は相手に委ねるようにします。

名刺の出し方・受け取り方

名刺の出し方・受け取り方

日本は名刺社会と言われ、名刺がないと仕事ができないとまでいわれています。その是非はともかく、名刺の役割は自分かどこの会社のどの部署に勤めている誰なのかを、相手に速やかに認識してもらうことにあります。また、その入自身を表わす役割も待っているので、基本的なマナーを心得て、スマートな名刺交換を心がけましょう。

名刺交換は立った姿勢で、訪問先では必ず相手よりも先に出す。

相手が読める向きにして差し出しながら、自分の会社名と名前をはっきりと名乗る。

相手の名刺を受け取るときは両手で。軽く片方の手を添えるようにして受け取るといい

受け取ったら目を通し、相手の会社名や部署名、名前などをきちんと確認する。

受け取った名刺は名刺入れに丁寧にしまうか、テーブルの上に置いておく。複数の人と名刺交換したときはテーブルに置き、必要に応じて目で名前を確認する。

目の前で、相手の名刺を手でもてあそぶようなことは絶対にしてはいけない。

名刺を受け取ったら、その日のうちに日付や場所、用件、相手の特徴などを名刺に書き入れ、日付順あるいは五十音順に整理しておく。

汚れた名刺、折れた名刺は相手に失礼。名刺を切らしたなどというのも論外。相手に会う前に必ず名刺入れを確認し、きれいな名刺を常に10枚以上は待つように留意する。

応接室の上座と下座

応接室の上座と下座

応接室には基本的に上座・下座が決まっています。それを心得ていないと、来客を応接室に案内するときはもちろん、他社を訪問して応接室に通されても、どこに座っていいのか迷います。応接室では、出入口から一番遠い席が原則として上座とされています。これは奥の席が最も落ち着くからという理由によります。長椅子(ソファ)が1つと一人用肘掛け椅子が二つ置いてあるといった一般的な応接室であれば、長椅子が上座で、その最も奥の席がなかでも一番の上座になります。

したがって、上司などと複数の人数で他社を訪れたときは、長椅子の万岳奥に上司が座り、自分は入り日刊に座ります。一人の場合は長椅子の下座(出入口側)に座って静かに待ちます。会議室のようにいくつも同じ椅子が並んでいる場合は、出入口から見て奥の刊の中央の席が万岳の上座になります。

そうした部屋に通されたときは、とりあえず部屋の出入口に万岳近い椅子に座り、相手に勧められたら、礼を述べて座り直しましょう。こうした一応の席次を心得たうえで、会社に来客があった場合も、その上座を勧めるのが一応のマナーです。しかし相手が固辞したら、あまり強く勧めることはしないように。席次にこだわらず、相手が二布居心地のいい場所に座ってもらうのが本来の礼儀です。

紹介の仕方

紹介の仕方

人の紹介の仕方にも順序があります。その基本は「目上の人に目下の者を」「年上の人に年下の人を」「社外の人に社内の人間を」先に紹介するということです。つまり、その場において地位や立場などが「上」とされる人に、先に相手を知ってもらうことが紹介の原則です。

したがって後輩などを訪問先に同行させたら、訪問先の担当者に先に後輩を紹介します。また、取引先の担当者を自社内で上司に紹介する場合は、まず担当者に対して「部長の○○です」と、上司を先に紹介するのが普通です。どちらを先にしていいのか迷う場合も多いと思いますが、基本的に「下から上へ」と心得ておけばいいでしょう。社内の人間を社外の人に紹介する際に注意することは、たとえ上司であっても敬語は使わないことです。たとえば「○○部長です」ではなく、「部長の○○です」と呼び捨てにするのが身内を紹介するときのマナーです。

逆に社外の人を社内で紹介する場合は、「△△会社の△△部長です」「△△仕営業課の○○さんです」というように肩書きや敬称をつけます。同時に、「○○さんにはいつもお世話になっております」と付け加えれば、より丁寧な紹介になります。

また、複数の人を紹介するときは、二布地位の高い人をまず紹介し、そのあと順に紹介をしていけばいいでしょう。

お茶の出し方

お茶の出し方

お客様にお茶を出すことも大事な仕事の一つです一杯のお茶が心を和ませ、ビジネスを円滑に進めてくれるといっても過言ではありません。まず茶碗は清潔なものを用い、茶しぶがついていないか、カケやヒビはないか点検します。お茶に注ぐお湯は、沸騰して一犬一分おいたものを用います。

温めた茶碗の底を拭き、七分目ほど注ぎます。そして茶托の上に置き、お盆に載せて静かに運びます。応接室のドアをノックし、「いらっしゃいませ」と、軽く挨拶した後は、お盆を置き、なければテーブルの端に置いて、「お茶をどうぞ」と両手で差し出します。お盆を片手に持ったまま、静かに置いてもいいでしょう。来客が複数の場合は、上座に座っている人から順番に配り、社内の人には最後に出します。

客の目の前に手を伸ばして置くときは、「前を失礼します」と断われば感じがよくなります。また、茶碗や茶托の絵柄が客の正面に来るように置くのが、正式な出し方です。退出するときは、お盆を片手に持って軽く一礼し、ドアの前で「失礼します」と言って部屋を出、静かにドアを閉めます。

来客の時間が長くなるようであれば、応対している担当者にコーヒーか紅茶かといったことを間いてもらい、2杯目は客の好みのものを用意します。

見送りのマナー

見送りのマナー

来客と会社との関係の度合いによって、見送りの仕方にはエレベータの前まで、玄関まで、外に出て来客の車がスタートするまでといった段階があります。応接室を出たところで失礼するケースもありますが、会社のお客様であれば、せめてエレベータの前まで見送るのが基本的なマナーといえます。応接室への案内と同じように、客の斜め二圭二歩前を歩いてホールまで行き、エレベータのボタンを押します。

客がエレベータに来ったら、「よろしくお願いします」「失礼します」等と挨拶しながら丁寧におじぎをします。ドアが完全に閉まるまでは背を向けないのが来客に対する礼儀です。玄関先まで見送るのは、特別な取引先あるいは目上の人の場合です。

その場合、ドアの内側までが一般的ですが、玄関ドアの開け閉めは基本的に社内の応対者が行います。さらに会社にとって重要な来客であれば、玄関の外に出て、相手が車に来るのを見守り、その車が見えなくなるまで頭を下げて見送ります。重要な来客であればあるほど応対している間の緊張感も高く、相手が帰るときは、ついほっと安堵の気持ちが出てしまうものです。

しかし、そこで心温まる見送りをすることが次の仕事につながるのです。来客との関係がどの程度であっても、その姿勢は重要です。見送りのポイントは相手の姿が見えなくなるまで背を向けないことに尽きます。

エレベータの乗り方

エレベータの乗り方

自動車や列車の乗り方には気を遣っても、エレベータに乗る際に気を遣う人はあまりいません。というよりも、正式な乗り方を知っている人は少ないようです。今では自動化と経費節減で大企業でもエレベータ担当の係がいることは皆無になりましたが、一流のホテルや宴会場などではよく見かけます。エレベータ係がいる場合には、乗り降りともお客様や上司を優先します。

しかし、案内孫がいないときは下位者が先に乗り、行く先のボタンを押して、お客様や上司が乗るのを待ちます。そして降りるときは、下位者が開ボタンを押し続け、お客様や上司が無事に降りるのを見届けた後に降りるのがマナーです。

会社のエレベータを乗り降りする際に、上司や女性、回僚等と一緒である場合は、まず上司、次に女性を優先します。来訪者がいれば、最優先することは言うまでもありません。他社を訪問して、訪問先の会社の人とエレベータに乗ることもあります。

その場合は役職の上下はわからないので、自分よりも年長と思える人がいたら、その人を優先するようにしましょう。また、エレベータの中にも上席があります。それは乗る側から向かって左側の奥です。

エレベーターの乗り方

エレベータの乗り方

ビジネスマナー上、エレベータの乗り方は、けっこう死角といえます。自動車や列車の乗り方には気を遣っても、エレベータに乗る際に気を遣う人はあまりいません。というよりも、正式な乗り方を知っている人は少ないようです。

今では自動化と経費節減で大企業でもエレベータ担当の係がいることは皆無になりましたが、一流のホテルや宴会場などではよく見かけます。エレベータ係がいる場合には、乗り降りともお客様や上司を優先します。しかし、案内係がいないときは下位者が先に乗り、行く先のボタンを押して、お客様や上司が乗るのを待ちます。そして降りるときは、下位者が開ボタンを押し続け、お客様や上司が無事に降りるのを見届けた後に降りるのがマナーです。

会社のエレベータを乗り降りする際に、上司や女性、同僚等と一緒である場合は、まず上司、次に女性を優先します。来訪者がいれば、最優先することは言うまでもありません。

他社を訪問して、訪問先の会社の人とエレベータに乗ることもあります。その場合は役職の上下はわからないので、自分よりも年長と思える人がいたら、その人を優先するようにしましょう。

また、エレベータの中にも上席があります。それは乗る側から向かって左側の奥です。

エレベータの席次
スポンサードリンク

   前のページ【 電子メールのマナー 】    次のページ【 接待でのビジネスマナー

ビジネスマナーガイドTOP >  会社訪問のマナー > 

インフォメーション

サイト内検索