ビジネスマナーガイド

ビジネスでは取引先・関係先だけでなく、直接知らない人から電話が入ることも多いので、その受け答えは会社のイメージにも大きく影響します。電話に出たら自分か「会社の顔」になることを忘れず、丁寧かつ明快な応対を心がけましょう。

ベルが鴫ったら、三回のコールまでに受話器を取ります。それ以上鴫ってからの場合は「お待たせいたしました」と一言添えます。そして、社名・部署名をはっきりと言います。その前に「おはようございます」などの挨拶を入れると、より感じがよくなります。

相手が名乗ったら、たとえ知らない人であっても「お世話になっております」。相手が名乗らないときには「おそれいりますが、どちらさまでしょうか」と尋ねます。

用件に耳を傾け、時々相づちを入れます。相手が話し終えたら復唱し、「かしこまりました」「○○に伝えておきます」等々と答えます。常にメモと筆記具を用意しておき、簡単な内容でも、相手の会社名・部署名・氏名・受信時間とともに必ずメモをします。

自分に回答できない内容については、「少々お待ちください。拒当の者と代わります」と断わり、上司・先輩等に内容を手短に話して交代します。

最後に「失礼いたします」「ありがとうございました」と挨拶し、相手が電話を切ったのを確かめてから、静かに受話器を置きます。