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私用電話のマナー

私用電話のマナー

最近はほとんどのビジネスマン、OLは携帯電話を持っています。そんな状況で「私用電話のマナー」なんて、まったくナンセンスなテーマと思う人がいるかもしれません。しかし実際には、きわめて重要なビジネスマナーがそこに隠されています。

学生時代のクラス会に出席した析に会社の名刺を渡したり、友人や知人、ふだんよく行く飲食店、はたまた親類縁者・兄弟姉妹にと、けっこう会社の名刺はばらまかれています。その結果、プライベートな電話が会社に入ることにもなります。そうした電話加入ったら簡潔に話を切り上げるか、込み入った内容なら、こちらからかけ直す旨を折り返して切ることが、公の場としてのオフィスでの対応であり、職場の人に対するマナーです。

極端に言えば、親兄弟姉妹でも緊急の連絡以外は会社に電話をしないように伝えておくべきです。また、プライベートの付き合いの場合は名刺交換の析に携帯電話の番号を書き込むか、やたらに名刺を渡さないようにすることです。プライベートで渡す名刺は自分の分身だとして、本当に信頼のおける人に渡すものであるくらいに考えておきましょう。

つまらない長電話をした結果、「いったい、こいつは何を考えているのだ」と上司や先輩社員に思われたら、それだけで社会人失格の格闘を押されかねません。もちろん、仕事中に自分から私用電話をかけるなどもってのほかです。

電話の受け方

電話の受け方

ビジネスでは取引先・関係先だけでなく、直接知らない人から電話が入ることも多いので、その受け答えは会社のイメージにも大きく影響します。電話に出たら自分か「会社の顔」になることを忘れず、丁寧かつ明快な応対を心がけましょう。

ベルが鴫ったら、三回のコールまでに受話器を取ります。それ以上鴫ってからの場合は「お待たせいたしました」と一言添えます。そして、社名・部署名をはっきりと言います。その前に「おはようございます」などの挨拶を入れると、より感じがよくなります。

相手が名乗ったら、たとえ知らない人であっても「お世話になっております」。相手が名乗らないときには「おそれいりますが、どちらさまでしょうか」と尋ねます。

用件に耳を傾け、時々相づちを入れます。相手が話し終えたら復唱し、「かしこまりました」「○○に伝えておきます」等々と答えます。常にメモと筆記具を用意しておき、簡単な内容でも、相手の会社名・部署名・氏名・受信時間とともに必ずメモをします。

自分に回答できない内容については、「少々お待ちください。拒当の者と代わります」と断わり、上司・先輩等に内容を手短に話して交代します。

最後に「失礼いたします」「ありがとうございました」と挨拶し、相手が電話を切ったのを確かめてから、静かに受話器を置きます。

電話のかけ方

電話のかけ方

電話をこちらからかけるということは、相手の時間を割いているのですから、無用に長くならないように用件を簡潔に要領よく話すことを心がけましょう。そのためには事前に要点を順序だてて整理しておき、そのメモを見ながら話すようにするといいでしょう。

まず、用件を確認してから受話器を取ります。電話番号を確かめ、間違いのないようにボタンを押します。

先方が出たら、社名と自分の名前を告げて、取り次回をお願いします。名指しの相手が出たら、名前を述べ、「いつもお世話になっております」と挨拶します。どんなに親しい相手であっても、時候の挨拶や近況報告などは簡単に済ませ、本瀧口入るようにします。「いま、よろしいですか」と、相手の都合を聞くと丁寧になります。用件はメモを見ながら簡潔に要領よく話します。

相手が不在のときは、伝言を頼むか(取り次いだ人の名前を間いておく)、戻る予定の時間を聞き、改めてかけ直す旨を伝えます。相手の立場が上の場合や直接話したほうがいい内容のときは、かけ直すほうが失礼にならないからです。

用件を終えたら、「よろしくお願いいたします。失礼します」と挨拶し、相手が受話器を置くのを確かめてから静かに自分のほうの電話を切ります。

携帯電話のマナー

携帯電話のマナー

携帯電話は、いまや現代人の必需品ともなっています。しかし、どんなに便利なツールでも時と場所をわきまえない使用は、周りの人にとって迷惑な代物でしかありません。

携帯電話は電源を入れておくだけで電磁波を発しています。この電磁波は、ペースメーカーなどの医療機器、航空機の計器類などに大きな影響を及ぼすといわれています。したがって飛行機や列車、電車、バスなどを利用する際に携帯の電源を切ることは、もはや常識です。また、病院などの医療機関は言うまでもなく、ホテルや図書館、劇場、レストランなど多くの人が集まる場所では携帯の使用を制限したり持ち込みを禁止しています。

狭い電車内などでの使用を制限するのは、一方の声だけが聞こえる会話というのは単なる騒音としか耳に入らず、人をいらだたせる而もあるからです。そこでメールなら構わないと勘違いしてか、ピッピッとやっている人がいます。場所をわきまえない携帯の利用は人の生死にもかかわる問題だということを認識し、どうしても便いたいなら電車を降りるか建物の外に出てからにするべきです。

また、重要な会議の席上や他社を訪問した際も、電源を必ず切ることを忘れないように。会議や打ち合わせの途中で突然携帯が鳴っては、座をしらけさせ、仕事のスムしスな進行の妨げになるだけです。もちろん自動車を運転しながらの携帯使用は法律違反です。

ファックス送信のマナー

ファックス送信のマナー

ここではファックスの送り方のマナーに言及します。

一般にファックスを送るときは

①受信先会社名、部署名、相手名、

②送信側会社名、部署名、送信者名、電話番号、ファックス番号、

③送信日時、書類枚数、標題、電話確認の要・不要、本文原稿等々を網羅した書式で送るようにすればいいわけですが、ビジネスマナー的に言えば、ファックスは送信のタイミングによっては第三者の目にとまる危険性をはらんでいますから、その点を十分に考慮して送信するようにしましょう。

その他、ファックスを送る場合の基本的チェック項目としては、

①原稿が汚れていないか、

②文字等が細かすぎたり薄くないか、

③機械のミスで分割送信になってはいないか、

④静電気の関係で原稿が重なって送信されなかったかを送信の前後で十分に確認するようにしましょう。とくに②の文字等が薄い場合には、送信前にコピーを取って濃淡の調整をしたり、コピーで細かいところを拡犬してから送信するようにすれば相手も読みやすくなります。

そんな事前の配慮こそがパーフェクトを求めるビジネスにおけるマナーであると思ってください。

電話応対の基本

ビジネスにおいて、電話応対は非常に重要です。というのも、電話に出た人の応対によって会社のイメージが決まってしまうからです。特に一般のお客さまは、商品購入以外でその会社と接する機会といえば電話くらいではないでしょうか。電話応対によって、会社のイメージや売上が決定するといっても過言ではないのです。

電話応対

電話は声だけのコミュニケーション手段です。直接会って話をするときのように表情や身振りなどは相手に伝わりません。ですから、話し方や声の表情だけで、相手によいイメージを持たせなくてはなりません。

また、電話は、相手の状況がわからないまま会話をしなければなりません。電話をかける場合も受ける場合も同様です。このように電話には一方的という側面があります。そのため、対面で話をするとき以上に、相手に対する細かい心配りが必要となるのです。同時に、電話はコスト(電話料金)がかかっているということを忘れてはいけません。相手の時間とコストを無駄にさせない迅速な対応を心がけましょう。

電話応対のコツ

電話応対のコツ

新人社員の最初の仕事といえば、電話に出ることです。しかし、新人社員の場合、電話に出るのが苦手だという人が多いのも事実です。では、どうすれば苦手意識をなくすことができるのでしょうか。それには次の4つのポイントをクリアする必要があります。

ボイント①

電話操作に慣れることです。当たり前ですが、電話操作の仕方(保留・転送方法等)がわからなければ、電話を十分に利用することができません。

ポイント②

社員の名前を覚えることです。社長の名前、役員の名前、同じ部署の社員の名前がわからないと、かかってきた電話の応対や取り次ぎができません。

ポイント③

自社の商品や会社のこと(所在地、電話番号、部署、営業内容など)を覚えることです。でないと、お客さまや取引先からの問い合わせに十分な対応ができません。

ポイント④

新人社員の一番苦手なものは敬語やビジネス用語を使いこなすことでしょう。これは日頃から意識して繰り返し使用することで身につけるしか方法はありません。 「習うよりなれろ」の精神で、できるだけ早く身につけるよう努力しましょう。
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