ビジネスマナーガイド

ビジネスは必ず上司の指示・命令からスタートします。組織の中では自分の都合で勝手に進めていい仕事など一つもありません。与えられた仕事を間違いなく遂行するためには、まず上司の指示・命令をしっかりと聞くことが担当者としてのマナーです。

上司から呼ばれたら、元気よく「はい」と返事をし、ペンとメモ用紙を持ってその席の前に行きます。そして、話を聞く態勢をとり、上司の話を最後まで真摯に間きます。話の途中で疑問点、理解できない点加あっても、そのときは質問をせず、まずは最後まで上司の話を聞くことが大切です。途中で口をはさむと、上司が話すべきことを最後まで話せなくなったり横道にそれて、肝心の話が不明になってしまうおそれがあるからです。

上司がすべて話し終かったから、そこで疑問点や不明点を質問し、その指示・命令を正確に理解するようにしますとくに複雑な内容であったり数字などが合まれた内容であれば、きちんとメモを取っておかないと、後でとんでもないことにもなります。

したがって、上司の指示・命令を受けるときは必ずメモを取る態勢で臨むようにしましょう。また、いくら記憶力に自信があると思っていても、数値や数量、時間、人名などは間違いやすいものです。メモをとり、上司の指示・命令を聞き終えたら、その場で必ず復唱しましょう。

一般的に仕事は上司に報告することで終了します。あなたが仕事を終えた時点、イコール終了ではないのですから、要注意です。報告は上司から催促される前にするようにしましょう。上司は報告がしっかりできる部下を信頼するものです。「アイツはこちらから聞くまで報告してこないヤツだ」というレッテルを貼られることは社会人としてマイナスです。

上司に報告をするときには、次の５つのポイントに留意する必要があります。

①報告は必ず命令をした本人に直接する

上司が苦手だからといって別の人に報告をしても、上司に伝わらないことがあります。

②正確に伝える

正確で信頼がおける報告をすることが大切です。自分の推測や感想、私情を交えた報告は正確な報告とはいえません。あくまで事実をありのままに伝えるのが原則です。もし自分の推測や感想を入れるのであれば、「私の意見ですが、よろしいですか？」と注釈を入れて報告をします。

③５Ｗ３Ｈに基づいた報告をする

報告をする場合も「誰が」「いつ」「どこで」「何を」「なぜ」「どのように」「いくつ」「いくらで」といった５Ｗ３Ｈの要点を意識しながらすると相手にわかりやすくなります。

④結論を先に伝える

まず結論を先に報告します。結論に至った理由や過程はあとから補足するようにしましょう。報告は「結論↓理由↓経過」の順に行うのが基本です。

④必要なときには中間報告をする

必要なときとは「仕事が終わるまでに相当の期間がかかり期限に間に合いそうもないとき」「仕事の進め方を変更したいとき」「状況が変わって当初の方針・方法・条件ではできなくなったとき」「判断や処理に迷うような難問が生じたとき」「ミスやトラブルが生じたとき」などです。このような場合には、できるだけ早く中間報告をする必要があります。また、報告には目頭報告と文書報告があります。