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立ち居振る舞い

立ち居振る舞い

立ち居振る舞いも、その人の印象を大きく左右します。立つ、歩く、座る、おじぎをするといった基本的な姿勢や動作がきびきびしていると、周囲から好感を持たれます。立った姿勢は背筋をきちんと伸ばし、胸を張り、足をそろえます。そして、あごを引いて、肩の力を扱き、視線は相手の目をやさしく見ます。歩くときも同じように背筋を伸ばして、まっすぐ前を見て颯爽とすぎます。

両手は物を待っていなければ、軽く前後に振るようにします。座る、おじぎをするといった姿勢も同様で、背筋を伸ばして一つの動作をきちんと行うことが、きびきびした印象につながります。必ず一つの動作を終えたら次の動作に移るといったように、はっきりした動作を心がけましょう。

人と対面するときに腕組みをしたり、足を組んだりするのは失礼にあたります。

もちろんポケットに手を入れた姿勢で話を聞くことなどは絶対にやめるべきです。また、これは男性に多いといっても過言ではありませんが、貧乏ゆすりのくせは相手をいらだたせるだけなので、意識して貧乏ゆすりしないように気をつけましょう。

きびきびした動作とともに、ちょっとした表情やしぐさ、視線も大切です。無表情であったり、視線を足元に向けていたり、そっぽを向いていたのでは、相手は不愉快に思います。笑顔で、相手の目を見て話すことは、立ち居振る舞いをより美しくしてくれます。

部屋への出入り椅子の掛け方

椅子の掛け方

広いオフィスでは必要ないかもしれませんが、一般に部屋に入るときは必ずノックをし、中の応答を確認してからドアを開けるのが基本です。そして「失礼します」と言って中に入り、ドアに向いて閉めるようにします。決して後ろ手で閉めてはいけません。

また、退出するときもドアの前で一礼し、部屋の中を向いてドアを閉めます。言うまでもなくドアの開け閉めは、バタンと音をさせないように静かに行います。

椅子に座るときは、椅子の背を静かに引き、ゆっくり腰を下ろします。座っているときは、背筋を伸ばし、胸を張った姿勢がきれいに見えます。深めに腰を掛けても、背もたれには寄りかからないようにしましょう。仕事中であっても、デスクにもたれるように前かがみになっていると、かえって疲れやすいので、背筋を仲はした姿勢を心がけましょう。

応接室などで相手と対面しているときも、背もたれにだらしなく寄りかからないようにします。足を組むことはもちろん、腕組みもいけません。立つときに「どっこいしょ」は厳禁。軽く椅子に手を置き、静かに立ち上がります。このとき忘れがちなのは椅子を元に戻すことです。

ソファーの場合はともかく、普通の椅子であればテーブルの下に静か見失しておきます。他の人の手を煩わせないため、また次の人が気持ちよく利用できるように、さりげない気配りも忘れないようにしましょう。

挨拶の基本

挨拶

ビジネスは初対面の人との出会いから始まります。本来は、ここから相手のことを時間をかけて深く知ることができればいいのですが、ビジネスではそうもいっていられません。営業を例にあげるまでもなく、ビジネスでは、たった一度のチャンスにかけなければならない場面が、たくさんあります。

このとき、チャンスをものにできるかどうかを決める非常に重要なポイントの1つが、相手に与える第一印象の善し悪しです。

人間の第一印象は次の要素によって決まるということです。それは、顔の表情、髪形、動作、身だしなみなど「視覚」からが55%、声の大きさ、トーン、イントネーションなど「聴覚」からが38%、敬語の使用などの「言葉遣い」からが7%です。

この3つの要素をもとに、最初の30秒から2分で、第一印象は決まるといわれています。そして、第一印象が先入観となって人間の記憶に残り、最初に悪い印象を与えるとその後もずっとその印象に影響されることになります。

ビジネスマナーは身だしなみ、言葉遣い、起居・動作・態度に集約します。「挨拶」はそのすべてに関係する最重要項目だといっても過言ではありません。

お辞儀の作法

お辞儀の作法

社会人として朝のあいさつは常識ですが、特に新人社員の明るく元気なあいさつは、職場を活性化させる効果があります。出社時間は始業30分前が理想です。

新入社員なら窓を開けてオフィスの空気を入れ替えたり、出したままになっている灰皿やカップ等を片づけ、机の上を拭いておく程度のことっぐらいはしたいものです。

また、少なくとも始業10分前には、仕事に取りかかれる準備を整えておくようにしましょう。その日に行う仕事の段取りを考えて、仕事の準備を整えたら、予定している仕事について、先輩や上司に自己申告しておきます。そうすることで、先輩や上司はあなたへの信頼を深めてくれるでしょう。

会社は組織なので、一つの仕事が別の仕事にリンクしています。自分だけの仕事だとは思わないで、常に仕事の状況を報告することが重要になってくるのです。

「おじぎ」という言葉を国語辞典で引くと、「頭を下げて礼をすること」と記載されています。そして「礼」の項には、「敬意を表わすあいさつ」とあります。つまり、おじぎは相手に対して敬意を表現する挨拶の方法なのです。したがって、頭をぴょこんと下げたり、顔の斜め前に「やぁ」といった気軽な雰囲気で手を上げたり、あごを突き出すようなおじぎは、相手に敬意を伝えている形ではなく、おじぎとはいえません。

正しいおじぎの仕方は、まず背筋をピンと伸ばし、あごを引き、両足のかかとを心持ち触れるくらいにして、つま先を開き、目線を相手の口元よりも少し上に置いて、まっすぐに立ちます。そして、この姿勢から腰を曲げ、頭と背筋はまっすぐにしたままで前に倒します。手は軽く指をそろえて、両手の中指がズボンの縫い目の上に来るようにします。

女性の場合は、両手の指を軽く前で重ねるようにします。このとき両腕は両脇にしっかりと付けるようにします。そのおじぎも、相手や状況によって三種類あります。軽いおじぎの会釈は、前傾一五度くらい。普通のおじぎは、前傾三〇度くらい。そして丁重なおじぎである敬礼は、前傾四五度くらいを目安にします。たとえば、廊下で上司とすれ違うときは立ち止まって普通のおじぎをし、自分の知らない外来者の場合は会釈程度でいいでしょう。

指示 命令の受け方

指示 命令の受け方

ビジネスは必ず上司の指示・命令からスタートします。組織の中では自分の都合で勝手に進めていい仕事など一つもありません。与えられた仕事を間違いなく遂行するためには、まず上司の指示・命令をしっかりと聞くことが担当者としてのマナーです。

上司から呼ばれたら、元気よく「はい」と返事をし、ペンとメモ用紙を持ってその席の前に行きます。そして、話を聞く態勢をとり、上司の話を最後まで真摯に間きます。話の途中で疑問点、理解できない点加あっても、そのときは質問をせず、まずは最後まで上司の話を聞くことが大切です。途中で口をはさむと、上司が話すべきことを最後まで話せなくなったり横道にそれて、肝心の話が不明になってしまうおそれがあるからです。

上司がすべて話し終かったから、そこで疑問点や不明点を質問し、その指示・命令を正確に理解するようにしますとくに複雑な内容であったり数字などが合まれた内容であれば、きちんとメモを取っておかないと、後でとんでもないことにもなります。

したがって、上司の指示・命令を受けるときは必ずメモを取る態勢で臨むようにしましょう。また、いくら記憶力に自信があると思っていても、数値や数量、時間、人名などは間違いやすいものです。メモをとり、上司の指示・命令を聞き終えたら、その場で必ず復唱しましょう。

一般的に仕事は上司に報告することで終了します。あなたが仕事を終えた時点、イコール終了ではないのですから、要注意です。報告は上司から催促される前にするようにしましょう。上司は報告がしっかりできる部下を信頼するものです。「アイツはこちらから聞くまで報告してこないヤツだ」というレッテルを貼られることは社会人としてマイナスです。

上司に報告をするときには、次の5つのポイントに留意する必要があります。

①報告は必ず命令をした本人に直接する

上司が苦手だからといって別の人に報告をしても、上司に伝わらないことがあります。

②正確に伝える

正確で信頼がおける報告をすることが大切です。自分の推測や感想、私情を交えた報告は正確な報告とはいえません。あくまで事実をありのままに伝えるのが原則です。もし自分の推測や感想を入れるのであれば、「私の意見ですが、よろしいですか?」と注釈を入れて報告をします。

③5W3Hに基づいた報告をする

報告をする場合も「誰が」「いつ」「どこで」「何を」「なぜ」「どのように」「いくつ」「いくらで」といった5W3Hの要点を意識しながらすると相手にわかりやすくなります。

④結論を先に伝える

まず結論を先に報告します。結論に至った理由や過程はあとから補足するようにしましょう。報告は「結論↓理由↓経過」の順に行うのが基本です。

④必要なときには中間報告をする

必要なときとは「仕事が終わるまでに相当の期間がかかり期限に間に合いそうもないとき」「仕事の進め方を変更したいとき」「状況が変わって当初の方針・方法・条件ではできなくなったとき」「判断や処理に迷うような難問が生じたとき」「ミスやトラブルが生じたとき」などです。このような場合には、できるだけ早く中間報告をする必要があります。また、報告には目頭報告と文書報告があります。

職場での基本マナー

職場での基本マナー

毎日のことながら、あたふたと出勤の準備をしていると、つい忘れ物をしがちです。また、気がせいては仕事に対する心の準備も十分でないまま仕事に入らざるをえません。始業時間にギリギリセーフでは、仕事にもすぐ取りかかれません。息を整え、それから仕事の書類や資料を出し、メールをチェックし…とやっていたら、実際の仕事を始めるまでに10分や15分はかかります。

時間をコスト換算したら大きな無駄になるうえ、一目の仕事に取り組む心構えも不十分なままでは能率にも影響します。遅くとも始業時間の15分前には出勤し、時間的にも精神的にもゆとりを持って席に座り、今日の仕事のスケジュール確認や準備を済ませます。

時間が来たら「さあ、やるぞ」と仕事をスタートさせるようにしましょう。

また、出勤前は何かとあわただしいので、忘れ物をしないように、会社生活や仕事に必要なものは前の晩に用意してバッグに入れておくようにします。会社から持ち帰った資料などがあれば忘れずに入れ、財布や定期券、社員証、手帳、筆記具、名刺、携帯電話、ハンカチ、ティッシュ、くしなども、まとめて入れておくと余裕ができます。

遅刻・早退・欠勤のマナー

遅刻・早退・欠勤のマナー

会社はチームワークが基本です。丁人が勝手な行動をとると、仕事の進行に影響が出ます。遅刻・早退・欠勤などするときは、そのことを常に白覚しておく必要があります。

会社に遅刻しないことは組織で働く者の基本ですが、役所に用があるとか病院に行くといった理由で、どうしても遅刻せざるをえない場合があります。

事前に予定がわかっているときは、その時点で上司に申し入れて許可を得ます。前日に再度、「明日の出勤は○時頃になりますので、よろしくお願いいたします」と伝えておけば万全です。

当日に緊急の用ができたとか事故があった、あるいは寝坊したなどで遅刻をするときは、できるだけ早く上司に電話を入れます。そして出社したら、きちんと事実を報告し、遅刻したことを職場の人たちに謝ります。寝坊であっても言い訳は見苦しいだけです。

早退の場合も、事前にわかっていれば前日までに上司の許可を得ておき、当日、急にその必要が生じたときは用件なり事情を話し、許可を得ます。仕掛かりの仕事で当日に処理すべきことがあれば同僚などに頼み、きちんと引き継いでから帰るようにしましょう。

急用などで欠勤するときも必ず連絡を入れます。

休暇を取るときのマナー

休暇

休暇を取りたいときは、なるべく早めに上司に申し入れて許可を得ます。会社によっては「休暇届」の提出を定めているので、その場合は所定の用紙に記入して上司に届け出ますが、その日程で休みが取れるか事前に打診し、許可を得てから提出します。

それというのも、自分では休暇を取っても仕事には差し支えがないと思っていても、職場全体の業務の進捗状況を目々把握し、調整を図っている上司から見れば、その日はまずいという場合がありえます。したがって、たとえ一目だけの休暇でも必ず上司に伺いをたてることは基本的なマナーであり、許可を得たあとで正式に書面で届け出をするものです。

とくに1週間とか10日間といったように長期の休暇を取るときは、職場が多忙になる時期を避けることは当然です。自分の担当業務はそんなに忙しくないとしても、一人が休めば、その負担は少なからず職場の人たちにかかります。したがって自分の都合だけで休暇日程を決めてしまわず、自分の仕事に支障がなく、職場にもあまり迷惑がかからない時期を選択して、早めに上司に打診するようにします。

休暇日程が決まったら、その問の業務調整を行い、同僚などに進行管理を引き継ぎ、それを取引先の担当者などにも連絡しておきます。万一に帽えて、休暇期間中の連絡先も上司や同僚に伝えておきましょう。

私用外出のマナー

私用外出のマナー

勤務時間中に私用で外出することは、できるだけ避けるべきですが、やむをえず外出するときは必ず上司の許可を得なければなりません。ほんの少しだからいいだろうと勝手に出かけてしまっては、単なるサボリと思われかねません。

また、取引先から本人宛てに電話が入った場合など、職場の人も的確な返答ができず、困惑してしまいます。それでは職場だけでなく他社からも信頼されなくなります。私用外出するときは上司に一言断わり、用件や行き先、戻る時間を伝えます。戻りの時間は極力守らなければなりませんが、都合で遅くなるような場合は必ず上司に連絡を入れ、何時ごろになるかを改めて伝えます。

そして外出から戻ったら、「ただいま帰りました」と挨拶することは言うまでもありません。基本的に私用外出が許されるのは、あくまでやむをえない理由のときです。したがって、たとえば個人的に付き合っている友人が会社の近くまで来たからと連絡してきても、昼休みや退社後に会うようにするとか、銀行や歯医者なども昼休みを利用して行くなど、できるだけ勤務時間内に私的な用を入れないように努めることが肝要です。

また、社内の他部署に出かけるなど長く席をはずすときは、周りの人に行き先と用件を伝えておくことは職場における最低限のマナーです。

退社時のマナー

退社時のマナー

終業時間が来たとたんに仕事を途中でパタッと止め、さっさと帰り支度を始めるのは一人前の仕会人のやることではありません。もちろん、いつまでもだらだらと仕事をしているのは問題ですが、切りのよいところまで仕事を進め、翌日の仕事や資料を確認してからパソコンや書類を閉じるようにします。

書類は机の上に出したままにしないで、きちんと引き出しに入れます。ペンなどの筆記具も片づけ、机の上にはパソコンと電話しか置かないくらいの気持ちで整理して、一日の区切りをつけたいものです。

このとき、バタバタと音を立てて書類をしまったり、椅子をがタンと机の下に入れるようなことはしてはいけません。約束などがあって急いでいると、つい片づけも騒がしくやってしまうものですが、まだ仕事で残っている人には迷惑なだけです。退社時にも職場の人への心配りを忘れないようにしましょう。

退社するときは「お先に失礼します」と、きちんと挨拶をします。黙って帰ってしまうのはマナー違反なだけでなく、そのあとに本人に電話などが入った場合、対応に困ってしまいます。また、他の人から「お先に失礼します」と挨拶されたら、「お疲れさまでした」という言葉を途すのが一般的です。

ちなみに「ご苦労さま」は、目上の人が目下の人に使う言葉です。したがって上司や先輩に対しては使わないように注意しましょう。

上司の誘いを断わる場合

上司の誘いを断わる場合

新人社員はもちろんですが、入社2、3年の若手社員でも、上司から突然に飲食の誘いを受けた場含、その対応にはけっこう悩むものです。

その穀たるものは、デートも含めて先約加人っている場合です。先約を優先するか、上司の誘いを受けるかの二者択一の選択を迫られたとき、「まことに申し訳ありませんが、今日は用事加人っておりますので、次の機会によろしくお願いします」と簡単に断われないのが会社人間のつらいところです。

古いタイプの人間ならまだしも、自分の生活時間を大事にし、アフターファイブも自分の裁量で行勤している若手の社会人にはそんな心配はないと思いきや、昨今の景況を十分に理解しているせいか、上司の誘いに乗る傾向にあるようです。ただ、その場合でも上司が納得しやすい理由を用意することです。

つまり、上司のせっかくの誘いを断わるだけの理由づけをすることで、相手の気持ちをやわらげる配慮というマナーの実践です。たとえば、「親戚の者が今晩上京しますので」といったように、今晩だけはどうしても駄目であるという理由をつくって説明することです。

ただ、あとでバレないための努力を十二分にすることは言うまでもありません

上司の誘いを受ける場合

上司の誘いを受ける場合

上司の誘いを受けるときは、まず笑顔で「喜んでお供をさせていただきます」と元気に返事をしましょう。誘ったほうも明るく二つ返事で応答されれば悪い気はしないし、気分も乗るというものです。

飲食に上司が誘ってくれるということは、それだけあなたを好意的に見てくれていると考えてもいいでしょう。上司も人間ですから、仕事以外のプライベートの時間を割いて飲食に誘うということは、それだけあなたに心を開いてくれている証拠でもあります。

それに対しては長幼の序をわきまえて胸襟を開きたいものです。つまり、酒の上だといっても上司と部下の立場をわきまえ、上司の話を聞くことが大切です。たとえ仕事以外の話であっても、すべて自分の栄養になるものと考えて前向きに聞く姿勢をとります。

もちろん話題のすべてが拝聴に値するものばかりではなくとも、誘ってくれている行為に対しては感謝の念を忘れてはいけません。そして、別れ際には「今晩はごちそうになりまして、本当にありがとうございました」と明るく、はっきりと言うことも忘れないようにしましょう。

翌日は出社したら、まず上司の席まで出向き、「昨晩は楽しい時間をつくっていただきましてありがとうございました」と丁重にお礼を言うことも大事なマナーの一つです。

上司の誘いを受けた後

上司の誘いを受けた後

ただ、周りの人がいる前で前夜のお礼をいうのは、あくまでもプライベートなことですから避けるべきでしょう。二人の飲食が単なる交歓であったとしても、第三者から見れば、いったいそこで何を話したのだろうかと、妙な勘繰りを起こされかねません。

誰にもはばかることのない飲食であっても、会社という組織の中にあってはこのようなことに十分配慮することが社会人のマナーというものです。人間には、どうしても好き嫌いがあるし、まして組織内に派閥的なものが存在するような場合はなおさらです。そこまで配慮することができるようになれば、もう完全に大人のマナーを習得したと言ってもいいでしょう。

そして、飲食をした次の目は絶対に遅刻をしてはいけません。つい楽しく深酒をし、二目酔いで起きるのが辛くても、シャワーを浴びて心身をシャキッとさせ、元気よく出社することが組織人としてのマナーです。そうすることの積み重ねが信頼を増し、周りからも頼りにされる人間と評価されていくわけです。

また、特定の上司から何回となくご馳走になっている場合、いつも上司に勘定を任せるのも考えものです。5~6回に一度くらいは「自分にも払わせてください」といった言葉をかけるべきでしょう。上司が「いいから」と断わっても、言葉として添えるべきですし、実際にそれに対処できるだけのお金は持っておくようにしたいものです。

喫煙のマナー

喫煙のマナー

喫煙は周囲にとって迷惑であることを心得るようにしましょう。今ではまったく様変わりして、タバコセットなど置いてある会社は皆無に等しいといえます。

タバコを吸うなんて文化人のすることではないというくらいの風潮があります。たしかにタバコを吸う本人は嗜好品としていいかもしれませんが、吸わない人にとっては、まったく迷惑な代物です。とくに、健康面ではタバコを吸わない人が副流煙を吸うことで体調を崩すといったデータさえ出されています。タバコを吸う本人が煙害で病気になるのは本人の責任ですから仕方がありませんが、吸わない人が煙害で病気になるのは理不尽としか言いようがありません。

JRのホームでも喫煙エリアを設けていますし、新幹線にも禁煙車両があるように、会社でも喫煙室を設けたり、室外に喫煙エリアを設けているのですから、愛煙家にとっては面倒であってもその指示に従うのがマナーというものです。他社を訪問したり、得意先が来訪したり、また宴席などで喫煙・禁煙の問題が発生することがあります。

他社を訪問し、応接室に通され、そこに灰皿が置いてある場合があります。その際、相手が「私も吸いますから、どうぞ」と声をかけてきて、相手がタバコを吸い始めても、お互いを熟知しあった仲でない限り基本的にタバコは吸わないようにします。まして、灰皿がそこにあるからといって、間違っても自分からタバコに火をつけてはいけません。相手が自分よりも若いからとタカをくくって吸い出すようなことをすれば、なんて横柄で、ビジネスマナーも心得ない人間と思われ、会社の品格さえも疑われかねません。

また、愛煙家とおぼしき来訪者があった場合、「当社オフィス内は禁煙ですので、誠に恐れ入りますが喫煙室でお願いします。と断わるようにしましょう。いくら大切な得意先であっても、相手によって社則に違反することをしてはいけません。

接待したり接待されたり、宴席での禁煙マナーもあります。たいていの宴席には灰皿が置いてあります。相手が先にタバコに火をつけた場合でも、原則的にタバコは我慢します。ただ、気心の知れた人であれば、「タバコを吸ってもいいですか」と許可を得るようにしましょう。

そこまで気をつかうこともビジネスマナーとして心得ておきたいものです。

会議出席のマナー

会議出席のマナー

いろいろな会議があります。会議に参加する人数も数名から数十名のものまで多岐にわたっています。また、直接的に利潤追求を目的としたものから、福利厚生、社会貢献を目的としたものまであります。

いずれの会議に出席するとしても、会議に出席する人材に選ばれたということは、出張と同様に、一人前のビジネスマン、ビジネスウーマンとして認められた証左であると思ってもいいでしょう。

それはさておき、会議に出席するビジネスマナーとして、まず絶対に遅刻してはいけません。そして、会議が長引く場合を考慮して、会議終了の予定時回後二時間は特別な事由がない限り、他社の人とアポは入れないようにしておいたほうが無難です。

会議では、人の発言は真摯に聴き、絶対に話の途中で質問・反論を入れてはいけません。自分の意見は正々堂々とはっきりと結論から先に述べ、あとで5WIHを踏まえて補足説明を簡潔に述べるようにしましょう。

ダラダラと要領を得ない発言は、他の出席者の貴重な時間を奪うだけでなく、なんと程度の低い奴という格闘を押されかねませんから、十分な注意が必要です。

社内での人の呼び方

職場で人を呼ぶ場合には、ある一定のルールがあります。社員同士「○○さん」でそろえている会 社もありますが、一般的には立場によって呼び方が違うので、基本を押さえておきましょう。

上司は基本的に役職名で呼ぶ

一般的には「課長職」以上の役職者を呼ぶときは「○○課長」や「課長」というように肩書きで呼びます。

「課長代理」「部長補佐」などは、「課長」「部長」と呼ぶことが慣習になっている場合もありますが、社外の人と話すときは、相手が混乱しないようにきちんと呼び分けましょう。

肩書きはそれ自体が敬称ですから、「鈴木課長さん」というのは二重敬称になります。正しい呼び方ではありません。

「~さん」づけで呼んだ方が良いとき

同僚に対しては「佐藤さん」と「さん」づけで呼びます。「君」づけや愛称、呼び捨ては職場にはそぐわないものです。同期の女性社員同士は「ちゃん」づけ、男性社員同士呼び捨てという職場もあるかもしれませんが、同僚を呼ぶときでも男女ともに「さん」づけのほうがよいでしょう。

後輩に対しても「君」づけではなく「さん」けで呼びます。人事移動で後輩が上司になることも考えられます。最初から「さん」づけで呼んでいれば、「君」から「さん」に言い換えるというバツの悪い思いもしなくてすみます。

年下の上司や年上の部下などにも「さん」づけの方が無難です。

ホウレンソウの報告とは

どんな組織もコミュニケーションなしでは機能しません。必要な情報が常に共有化されていることが重要です。的確なホウ(報告)レン(連絡)ソウ(相談)のコツを覚えましょう。

報告

聞かれる前に自分から「あの件はどうなっているか?」と聞かれる前に、自分から仕事の進み具合を報告します。面倒がらすにこまめに報告することが大切です。

連絡

細かいことでも密に入れる。新入社員の場合は、上司への連絡は密にすること。「これくらいのことはいちいち連絡しなくても」という自己判断は禁物です。

相談

疑問かあれば必ず相談。「こんなことを聞いたらばかにされないだろうか」などと1人で心配しているのは時間のムダ。訊かなかったことでミスするほうが問題です。

ホウレンソウは5W1Hで

ホウレンソウを行うときは、常に5W1Hを意識しましょう。仕事を効率よく行い、ミスを防ぐことにもつながります。

When→いつ

Where→どこで

Who→誰が

What→何を

Why→なぜ

How→どのように

仕事上の連絡には、今後のスケジュール確認やその日の予定、状況を伝えること。連絡も密に行わなくてはいけません。本人が不在のときは伝言してもらうこともできますが、重要な連絡事項は本人に正確に伝わっているか、後で確認をしましょう。

込み入った連絡事項の場合、要点を口頭で伝え、後からファックスや電子メールなどを使って書面にして渡したほうがよいでしょう。

わかりやすく報告するテクニック

相手の都合を考慮し、多忙そうなときは控えましょう。メモで伝える方法もあります。ただし、緊急事態発生という場合は、ただちに報告を。


「今、よろしいですか」とたすねて、了承を得てから報告に入ります。「OOの件についてご報告します」と、ます内容を明らかにします。


結論を最初に言いましょう。経過説明は簡潔第一ですが、説明を求められたらていねいに話します。


5W1Hをふまえ、わかりやすく正確に伝えましょう。


事実のみを簡潔に報告し、憶測や私見は別にすること。自分に不都合なことも隠さす報告します。自分の意見を言う場合は、報告の最後に「これはわたしの考えですが」と断ってから述べます。


詳細な説明が必要な場合は、見やすい資料やデータなどを用意して報告をします。


報告は指示・命令をした人に行います。他の人への報告は本人への報告がすんでから。


報告と連絡の違いは?

「報告」は、それまでに起きた「過去」の事実を伝えること。一方、「連絡」は、これから行う「未来」 の内容になります。たとえば「期日に間に合わない」という「連絡」を早く行えば、対策がたてられますが、「間に合わなかった」という「報告」では手遅れになることも。状況に応じて必要な「報告」や「連絡」を行うことが大切です。また、今日の仕事を「報告」する際に、明日の予定もセットで「連絡」する習慣をつければ、ムダが省けます。

挨拶とは

あいさつ(挨拶)の「あい」には、心を開くという意味、「さつ」には、その心に近づくという意味があります。要するに、あいさつとは、自分の心を開くことで、相手の心を開かせ、相手の心に近づいていく積極的な行為なのです。

挨拶

このように、挨拶は「あなたの存在を見つけました。よろしくお願いします」という人間関係をスタートさせるためのコミュニケーションの第一歩といえます。ですから、自分では挨拶をしたつもりでも、小さい声で「どうも」とか「おはようございます」というだけでは、相手にきちんと伝わる挨拶とはいえません。相手の目を見て、明るく、元気よく、心を込めてするのが挨拶の基本です。

また、社会人なら挨拶ができて当たり前ですが、挨拶のしかたによって、常に 自分や会社が評価されていることを忘れてはいけません。

特に新人の場合は、日頃の挨拶が、上司やお客さまの評価や第一印象に大きな影響 を与えることになります。

挨拶の基本用語

おはようごさいます

いらっしやいませ

答礼いたしました

少々お待ちくださいませ

申し訳ごさいません

恐れいります

かしこまりました

いつもお世話になっております

今後ともよろしくお願い致します

ありがとうごさいました

お疲れさまでした

お帰りなさい

お先に失礼いたします

感じのいい挨拶の基本は、相手の目を見て、明るく元気よく声をかけることです。 さらに、 「おはようございます。昨日はどうもありがとうございました」というように、挨拶の後に続けて感謝の言葉などを一言つけ加えるのも効果的です。

そして、挨拶は、いつでも、どこでも、すべての人に対してするようにしましょう。挨拶を返してくれる人だけに声をかけるのはよくありません。たとえ、挨拶に応えてくれない相手でも、続けていれば必ず挨拶を返してくれるようになります。

挨拶をするタイミングもポイントです。相手より先に、自分から挨拶をすることが肝心。また、挨拶は、続けることもポイントといえます。挨拶をしたりしなかったりすると、「今日は機嫌が悪いのかな」「今日はいつもより感じがよくないな」というように、心や行動にムラがある印象を持たれます。

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