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ホウレンソウの報告とは

どんな組織もコミュニケーションなしでは機能しません。必要な情報が常に共有化されていることが重要です。的確なホウ(報告)レン(連絡)ソウ(相談)のコツを覚えましょう。

報告

聞かれる前に自分から「あの件はどうなっているか?」と聞かれる前に、自分から仕事の進み具合を報告します。面倒がらすにこまめに報告することが大切です。

連絡

細かいことでも密に入れる。新入社員の場合は、上司への連絡は密にすること。「これくらいのことはいちいち連絡しなくても」という自己判断は禁物です。

相談

疑問かあれば必ず相談。「こんなことを聞いたらばかにされないだろうか」などと1人で心配しているのは時間のムダ。訊かなかったことでミスするほうが問題です。

ホウレンソウは5W1Hで

ホウレンソウを行うときは、常に5W1Hを意識しましょう。仕事を効率よく行い、ミスを防ぐことにもつながります。

When→いつ

Where→どこで

Who→誰が

What→何を

Why→なぜ

How→どのように

仕事上の連絡には、今後のスケジュール確認やその日の予定、状況を伝えること。連絡も密に行わなくてはいけません。本人が不在のときは伝言してもらうこともできますが、重要な連絡事項は本人に正確に伝わっているか、後で確認をしましょう。

込み入った連絡事項の場合、要点を口頭で伝え、後からファックスや電子メールなどを使って書面にして渡したほうがよいでしょう。

わかりやすく報告するテクニック

相手の都合を考慮し、多忙そうなときは控えましょう。メモで伝える方法もあります。ただし、緊急事態発生という場合は、ただちに報告を。


「今、よろしいですか」とたすねて、了承を得てから報告に入ります。「OOの件についてご報告します」と、ます内容を明らかにします。


結論を最初に言いましょう。経過説明は簡潔第一ですが、説明を求められたらていねいに話します。


5W1Hをふまえ、わかりやすく正確に伝えましょう。


事実のみを簡潔に報告し、憶測や私見は別にすること。自分に不都合なことも隠さす報告します。自分の意見を言う場合は、報告の最後に「これはわたしの考えですが」と断ってから述べます。


詳細な説明が必要な場合は、見やすい資料やデータなどを用意して報告をします。


報告は指示・命令をした人に行います。他の人への報告は本人への報告がすんでから。


報告と連絡の違いは?

「報告」は、それまでに起きた「過去」の事実を伝えること。一方、「連絡」は、これから行う「未来」 の内容になります。たとえば「期日に間に合わない」という「連絡」を早く行えば、対策がたてられますが、「間に合わなかった」という「報告」では手遅れになることも。状況に応じて必要な「報告」や「連絡」を行うことが大切です。また、今日の仕事を「報告」する際に、明日の予定もセットで「連絡」する習慣をつければ、ムダが省けます。

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